Klik maken via het beeldscherm

Oma gebruikt Facetime, scholieren Classroom en ambtenaren Teams of Zoom - heel Nederland communiceert sinds maart 2020 online. Ook de communicatie en participatie rond HWBP-projecten vindt inmiddels bijna volledig digitaal plaats. Met alle voor- en nadelen die daarbij horen. Omgevingsmanagers Lotje Egmond, Marvin Antens en Tim Smit weten er alles van.

Lotje Egmond

omgevingsmanager bij Waterschap Rivierenland, werkt voor de Graaf Reinald alliantie aan de dijkversterking tussen Gorinchem en Waardenburg


Tim Smit

omgevingsmanager bij Waterschap Aa en Maas, werkt voor het project Meanderende Maas


Je kunt het je nauwelijks meer voorstellen. Informatiebijeenkomsten in een dorpshuis of raadzaal, met 40 of 50 omwonenden in een kleine ruimte, samen over een tafel met tekeningen gebogen of op krappe rijtjes stoelen naast elkaar. Toch is het nog geen jaar geleden dat de meeste communicatie over dijkversterkingen op die manier plaatsvond. En het werkte. ‘De gesprekken kwamen vaak bijna vanzelf op gang. Als iemand een vraag stelde, reageerde een ander en voor je het wist, zat de halve zaal mee te praten’, vertelt Marvin. Niet vanzelfsprekend En nu zit iedereen thuis, achter zijn eigen beeldscherm. Professionals weten al niet beter meer. ‘Daar zit het probleem ook niet’, merkt Lotje. ‘Ik kan met andere collega’s van het waterschap of bijvoorbeeld de provincie ook online goed overleggen. Maar voor omwonenden van een dijkversterking is dat minder vanzelfsprekend. We zien mensen voor wie het printen van een pdf al uitdagend is. Mensen met een slechte verbinding of verouderde software. Allemaal dingen waar je rekening mee moet houden als je je communicatie online organiseert.’ Logistieke operatie Organiseren is sowieso het toverwoord bij digitale participatie, vinden de 3 omgevingsmanagers. Hun tips? Zorg dat iedere betrokkene alle benodigde informatie vooraf heeft of op je website kan vinden. Zorg dat die informatie toegankelijk is, dus plaats geen ellenlange pdf’s maar bijvoorbeeld een animatie. En zorg dat je weet wie je waarvoor moet uitnodigen. Tim: ‘Voor een online informatiebijeenkomst is dat nog wel te doen. Maar wij hebben bij de Meanderende Maas inmiddels ook zes online dijktafels georganiseerd, met vier tot zes Teams-vergaderingen per dijktafel. En dat is een behoorlijke logistieke operatie kan ik je vertellen. Want dat betekent meerdere online bijeenkomsten, in kleine groepjes van verschillende samenstellingen, op verschillende momenten. Dan moet je goed opletten.’

Marvin Antens

omgevingsmanager bij Waterschap Brabantse Delta, werkt voor de dijkversterking tussen Willemstad en Noordschans


Meer overzicht Wie logistiek zijn zaken goed op orde heeft, kan zeker ook zijn voordeel doen met digitale participatie, weet Tim: ‘Je bent minder afhankelijk van het moment. Je kunt een online bijeenkomst makkelijk opnemen om terug te kijken, alle vragen op een rij zetten op je website met de antwoorden erbij en vooraf al informatie op je website plaatsen zodat je tijdens een bijeenkomst beter kan focussen op de vragen van de bewoners.’ Marvin: ‘Je bereikt ook mensen die niet naar een fysieke bijeenkomst zouden komen, omdat ze wat verder weg wonen of bijvoorbeeld slecht ter been zijn.’ En ja, er is ook een praktisch voordeel voor de omgevingsmanagers zelf. Lotje: ‘Een informatieavond kan tot laat in de avond duren en is behoorlijk intensief. Ik vind het stiekem best prettig dat ik dan niet meer naar huis hoef te rijden in het donker.’ De beeldschermbarrière Alle voordelen ten spijt gaan Lotje, Tim en Marvin graag weer over op fysieke communicatie zodra dat kan. In ieder geval deels. Ze ervaren alle 3 dat je bij online communicatie minder contact voelt met de mensen aan de andere kant van het beeldscherm. Tim: ‘Voor gevoelige onderwerpen is dit echt niet prettig. Als het over iemands nabije omgeving gaat, zijn bedrijf of huis, dan moet dat face-to-face. Al is het op 10 meter afstand.’ Lotje: ‘Ik doe dit werk om iets voor andere mensen te kunnen betekenen. En om iemand echt te kunnen begrijpen en helpen, moet je een soort klik hebben. Die klik maak je nauwelijks via een beeldscherm.’ Geen keus Marvin: ‘Elkaar in de ogen kunnen kijken maakt het werk makkelijker en leuker. Maar we moeten hoe dan ook contact hebben met bewoners. Verplaats je eens in die omwonenden aan de dijk. Willemstad-Noordschans zit in de voorverkenningsfase; er wordt nu gemeten. De bewoners zien ineens mensen in oranje hesjes voor hun huis en daar schrikken ze van. Dus of het nu online is, in het dorpshuis of coronaproof in een tuinhekgesprek: je moet communiceren.’

image

Dijken voor beginners: het hulpmiddel bij participatie

Een boek vol informatie over plan- en participatieprocessen en dijktechnieken - dat is het Dijkenboek. Het is een boek van en voor de hele alliantie, bedoeld om inwoners meer inzicht te geven in de complexiteit van een dijkversterking en de rol die ze daarbij zelf kunnen vervullen. Door inwoners op een begrijpelijke manier te informeren, zijn ze beter in staat te participeren en hun belangen te behartigen. Het dijkenboek kan goed worden gebruikt in participatieprocessen. Waterschap Brabantse Delta heeft meegewerkt aan de totstandkoming van het Dijkenboek. Marvin: ‘We willen dit boek inzetten om de verwachtingen van de fases en procedures duidelijk en helder te communiceren naar de omgeving. Wat ons betreft is het dus een welkome aanvulling op de communicatiemiddelen. Ik kan niet wachten om dit boek bij een informatiebijeenkomst op tafel te leggen en betrokkenen erin te zien bladeren. Zeker omwonenden die al 30, 40 jaar aan de dijk wonen, zullen het echt geweldig vinden.’ Meer weten over het dijkenboek? Neem dan contact op met Kirsten Jeurink. Bekijk het Dijkenboek hier. Meer weten over digitale participatie? Luister dan ook naar deze podcastreeks