Begelei­dings­teams

De begeleidingsteams vormen de schakel tussen de programma­directie en de waterschappen. Zij zijn de ruggengraat van de organisatie. Ze ondersteunen de waterschappen bij het programmeren, het voorbereiden van subsidieaanvragen en het rapporteren.

Er is veel contact tussen de begeleidingsteams en het integraal projectmanagementteam. In 2019 heeft de programmadirectie deze werkwijze verder ontwikkeld. Zo komt er een standaardwerkwijze (op één A3) voor de begeleidingsagenda en toetsoptiek en worden de ontwikkelthema’s (innovatie, duurzaamheid, marktsamenwerking, communicatie en kwaliteitsborging) nog concreet vertaald in aandachtspunten binnen de begeleiding. Daarmee maken we nog meer helder hoe we de begeleiding vorm en inhoud geven.

De bemensing van de begeleidingsteams is op orde gebracht. Elk begeleidingsteam bestaat nu uit een programmabegeleider, een technisch adviseur, een beheerser en een communicatieadviseur. In 2020 ronden we de ontwikkeling van deze werkwijze af, met standaard formats voor begeleidingsagenda’s en nieuwe toetsingskaders.

‘Alles op tafel’

Open en eerlijk samenwerken met het begeleidingsteam

In 2019 kreeg elk waterschap een eigen begeleidingsteam met een programmabegeleider als vast aanspreekpunt. Spannend en wat onwennig. Maar heel waardevol, vinden programmabegeleider Christian Slot (programmadirectie HWBP) en ambtelijk opdrachtgever Adriaan Smeenk (Waterschap Vallei en Veluwe).

Sinds de zomer van 2019 overleggen Adriaan en Christian over elk nieuw projectplan dat Vallei en Veluwe ontwikkelt in het kader van het HWBP. Vaak al in een pril stadium, legt Adriaan uit: ‘Het is zonde als je al veel tijd in een plan hebt gestoken en dan alsnog terug moet naar de tekentafel. Als je al zo betrokken bent bij een plan dat je het voor je gevoel moet verdedigen, ben je eigenlijk te laat. Het mag nooit ‘het waterschap tegen het programmadirectie’ worden. Je wilt allebei vanuit je eigen rol hetzelfde bereiken.’ Christian: ‘Je moet het zo zien: alle waterschappen en het rijk hebben samen één dijkrekening, waarvan alle projecten in het HWBP worden betaald. Dat geld moet efficiënt besteed worden, projecten moeten sober en doelmatig zijn. Als programmabegeleider adviseer ik, liefst zo vroeg mogelijk in het proces, of de plannen voldoen aan de criteria sober en doelmatig.’

‘Zo niet, dan krijgen we dat te horen’, vult Adriaan aan. ‘We kunnen echt scherp zijn naar elkaar. We hebben bijvoorbeeld ook al een discussie gehad over het indekken tegen risico’s. Als waterschap kan je de neiging hebben heel risicomijdend te werken en een forse reservering voor risico’s op te nemen.’ Christian: ‘Risicomijdend werken is begrijpelijk, want de waterschappen zijn risicodragend bij reguliere projecten. Maar te risicomijdend gedrag kan te hoge kosten betekenen. Daar moeten we als alliantie op letten. Overigens zijn de risico’s bij innovaties op programmaniveau belegd, daar dragen we de risico’s met elkaar.’

Adriaan: ‘We komen samen met het begeleidingsteam tot betere plannen. En dat sober, dat klinkt te somber. Er is best veel mogelijk. Zeker als je ook de samenwerking met andere partijen opzoekt.’ De Grebbedijk noemen ze, allebei enthousiast, als voorbeeld. Daar wordt niet alleen de dijk aangepakt maar tegelijk ook het historische Hoornwerk. Niet met alleen de dijkgelden, maar ook met geld van onder meer de provincie en de Erfgoed Deal. ‘Echt mooi dat die financiering rond is gekomen’, lacht Christian.

Wie een tijdje met beide heren praat, krijgt de indruk van een echt team. Adriaan: ‘Ja, volgens mij hebben we een goede manier van werken gevonden. Ik hoop wel dat we scherp kunnen blijven naar elkaar. We hebben allebei een andere rol, dus je moet het ook gewoon niet eens kunnen zijn. Als je er maar eerlijk over bent. Geen dubbele agenda’s.’ Christian beaamt: ‘Zacht op de relatie, hard op de inhoud. Dat is belangrijk. En transparantie. Alles op tafel, en samen werken aan veilige dijken.’