De ware vinden
Frank Melten
Werkt na zo’n 20 projectjaren (waaronder programma Ruimte voor de Rivier en HWBP) in Nederland nu vanuit Rijkswaterstaat als contractmanager Caribisch Nederland.
Wendy van Schaik
Senior contractmanager en twee-fasespecialist bij APPM Wendy van Schaik werkt op dit moment als contractmanager aan de dijkversterking Neder-Betuwe van Waterschap Rivierenland.
Steeds meer projecten gaan in (voorbereiding op) de uitvoering. Dat betekent dat steeds meer waterschappen de markt op gaan om een aannemer te vinden. Maar hoe vind je de meest geschikte? Op de Waalbandijk in IJzendoorn gaan contractmanagers Wendy en Frank daar stevig over in gesprek.
Waar begint het mee, de meest geschikte aannemer vinden?
Wendy: ‘Bij weten waar je behoefte ligt. Pas daarna kun je bepalen wat je van een ander nodig hebt en hoe je deze behoefte en de doelen en resultaten gaat vertalen naar een realistische opdracht. En nee, dat is niet simpelweg ‘het versterken van de dijk’. Denk aan alle belangen en meekoppelkansen, de omgeving, de beheerder van de dijk of weg wiens reguliere proces de dijkversterking verstoort. Of wat dacht je van de stikstofproblematiek, materiaal-, ruimte- en capaciteitsschaarste. Het zijn allemaal puzzelstukjes die invloed hebben op je opgave en wat je wanneer van de voor jouw meest geschikte partner nodig hebt.
Frank: ‘Dat herken ik. Er zijn allerlei ambities en wensen in een project die moeten samenkomen. Daarbij moet je er wel voor waken dat je niet een afzonderlijke ambitie of wens centraal stelt, maar het project en de kenmerken daarvan. Ik kan als contractmanager wel heel innovatief willen zijn, maar misschien is het project wel vrij rechttoe-rechtaan. Of andersom. Belangrijk is dat je altijd blijft nadenken over wat jouw specifieke project nodig heeft. En niet zomaar kopieert wat andere projectteams doen.’
Frank Melten
Werkt na zo’n 20 projectjaren (waaronder programma Ruimte voor de Rivier en HWBP) in Nederland nu vanuit Rijkswaterstaat als contractmanager Caribisch Nederland.
Steeds meer projecten gaan in (voorbereiding op) de uitvoering. Dat betekent dat steeds meer waterschappen de markt op gaan om een aannemer te vinden. Maar hoe vind je de meest geschikte? Op de Waalbandijk in IJzendoorn gaan contractmanagers Wendy en Frank daar stevig over in gesprek.
Waar begint het mee? De meest geschikte aannemer vinden?
Wendy: ‘Bij weten waar je behoefte ligt. Pas daarna kun je bepalen wat je van een ander nodig hebt en hoe je deze behoefte en de doelen en resultaten gaat vertalen naar een realistische opdracht. En nee, dat is niet simpelweg ‘het versterken van de dijk’. Denk aan alle belangen en meekoppelkansen, de omgeving, de beheerder van de dijk of weg wiens reguliere proces de dijkversterking verstoort. Of wat dacht je van de stikstofproblematiek, materiaal-, ruimte- en capaciteitsschaarste. Het zijn allemaal puzzelstukjes die invloed hebben op je opgave en wat je wanneer van de voor jouw meest geschikte partner nodig hebt.
Frank: ‘Dat herken ik. Er zijn allerlei ambities en wensen in een project die moeten samenkomen. Daarbij moet je er wel voor waken dat je niet een afzonderlijke ambitie of wens centraal stelt, maar het project en de kenmerken daarvan. Ik kan als contractmanager wel heel innovatief willen zijn, maar misschien is het project wel vrij rechttoe-rechtaan. Of andersom. Belangrijk is dat je altijd blijft nadenken over wat jouw specifieke project nodig heeft. En niet zomaar kopieert wat andere projectteams doen.’
Wendy van Schaik
Senior contractmanager en twee-fasespecialist bij APPM Wendy van Schaik werkt op dit moment als contractmanager aan de dijkversterking Neder-Betuwe van Waterschap Rivierenland.
Wat bedoel je met niet kopiëren?
Frank: ‘Neem het twee-fasen-contract dat we sinds enkele jaren toepassen in dijkenland. Bij sommige projecten, die bijvoorbeeld veel multidisciplinaire kennis vragen, past dat heel goed. Maar het lijkt nu alsof iedereen de trend volgt. Terwijl er bij rechttoe-rechtaan-projecten eenvoudigere contractvormen zijn die beter passen. Zoals Design & Construct, Engineering & Construct of een RAW-contract. Van elkaar leren is goed, maar kopieergedrag niet. Blijf zelf kritisch nadenken.’
Wendy: ‘Ik geloof dat op dit moment geen enkel project rechttoe-rechtaan is. Technisch misschien wel, maar de situatie waarín je de dijk versterkt en de afwegingen die je moet maken, worden steeds complexer. Voor ons, bij de dijkversterking Neder-Betuwe, sluit een twee-fasen-contract naadloos aan bij de behoefte van het waterschap en de opgave. Marktpartijen bevestigen dat in de aanbesteding. Ik steun je oproep om kritisch te blijven nadenken over wat je project nodig heeft, maar je kunt ook analyseren waarom iets bij een vergelijkbaar project wel of niet werkt en of het bij jou wel of niet zou werken. Dat zou ik altijd aanmoedigen.’
Frank: ‘Zolang de keuze voor een contractvorm uiteindelijk maar herleidbaar en navolgbaar is. En logisch bij de kenmerken – de ambities en het risicoprofiel – van het project.’
Welke contractvorm past bij welke projectkenmerken?
Wendy: ‘Dat is niet met een schaartje te knippen. Er zijn zoveel elementen die je kunt meenemen in je afweging en zoveel manieren om die afweging vervolgens te maken. Het is maatwerk binnen de beschikbare mogelijkheden. De essentie zit in een gezonde balans tussen verantwoordelijkheden, wie de risico’s beheerst, een gezond verdienmodel en een gelijkwaardige samenwerking.’
Frank: ‘Een artikel in een eerder e-zine geeft wel overzicht. Hierin stonden voor- en nadelen van de 5 meest gebruikte contractvormen bij HWBP-projecten op rij.’
Wat is een gouden kans voor het interesseren van de juiste partij?
Wendy: ‘Een marktconsultatie en een startbijeenkomst zijn wat mij betreft cruciale momenten in je aanbestedingsprocedure.’
Frank: ‘Ik heb met allebei ook goede ervaringen. Neem de marktconsultatie. Vanuit je eigen perspectief kun je allerlei goede ideeën hebben voor het inrichten van het project, maar in de consultatie kun je nagaan of het vanuit een ander perspectief ook zo is, of dat er misschien betere ideeën zijn.’
Wendy: ‘En het maken van de ideale match werkt natuurlijk wel 2 kanten op. Marktpartijen moeten ook tijd willen vrijmaken voor jouw project en hun best doen om voor de opdracht te gaan. Partijen zijn tegenwoordig selectiever in hun keuze voor een opdrachtgever. Met een marktconsultatie heb je de kans om in een vroeg stadium onder de aandacht en op de agenda te komen. Hetzelfde geldt voor de startbijeenkomst: in een paar uur tijd geef je een toelichting op de opgave, de vraagstelling en wie je bent als projectteam. Hiermee kun je de juiste partijen enthousiast maken voor deelname aan de aanbestedingsprocedure. Daar start de samenwerking al, en daar begint ook het bouwen aan vertrouwen.’
Frank: ‘Mede dat maakt het bij een marktconsultatie des te belangrijker dat je naderhand transparant bent over wat je met alle suggesties gedaan hebt. Dan weten partijen dat je hen en hun tijd serieus neemt. Het gaat er niet alleen om dát je zulke gesprekken voert, maar ook hoe je je als opdrachtgever opstelt in dat contact.’
Hoe stel je je dan idealiter op in de aanbestedingsprocedure?
Frank: ‘Ik merk steeds weer wat het kan betekenen als je een klimaat weet te creëren waarin mensen kritisch durven zijn. Dat marktpartijen bijvoorbeeld durven zeggen: jullie leggen dit risico nu bij ons neer, maar is dat nou wel verstandig? Partijen vinden het vaak lastig om vervelende vragen te stellen, maar het is juist goed om die te horen. Mijn ervaring is dat mensen 1-op-1 opener durven zijn, dus dat probeer ik vaak te organiseren. En wat natuurlijk cruciaal is voor zo’n open klimaat, is dat je daar als opdrachtgever zelf het voorbeeld in geeft. Dat jij je ook kwetsbaar opstelt en je eigen zorgen op tafel legt.’
Wendy: ‘Je selecteert ook niet alleen een bedrijf, je selecteert een team. Mensen. Het gaat niet alleen om wel of niet een dijk kunnen neerleggen, niet alleen om kennis, maar ook om commitment, competenties en cultuurwaarden.’
Voor welk van jullie fouten zouden jullie anderen willen behoeden?
Frank: ‘Wees je ervan bewust dat verschillende contractvormen ook verschillende competenties vragen van een marktpartij en je eigen organisatie. Zeker een twee-fasen-contract is een compleet andere tak van sport met een eigen dynamiek, vraagstukken en interesses. Daarmee kan niet iedereen zomaar mee uit de voeten, leerde ik bij een van mijn vorige projecten. Je kunt in de aanbestedingsprocedure niet genoeg benadrukken welke competenties nodig zijn.’
Wendy: ‘Zo zie je maar hoe belangrijk het selecteren van je team op mensniveau is. Inzicht in de kwaliteit van de samenwerking tussen het team van de opdrachtgever en het team van de inschrijver kun je in de beoordeling krijgen met competentiegericht interviewen en door de dynamiek te toetsen in een teamassessment.’
Wat is een aandachtspunt bij zorgen dat je de juiste mensen in het team hebt?
Frank: ‘De continuïteit van kennis. Je kunt selecteren wat je wil, maar er zijn weinig mensen die 5 jaar op een klus blijven zitten.
Wendy: ‘Helemaal mee eens. Ook commitment is belangrijk. En ook daarop kun je toetsen in de aanbesteding. Je stelt dan vragen aan sleutelfunctionarissen over hun betrokkenheid bij de opgave en wat zij gaan bijdragen aan het projectsucces. Wat zij komen brengen, maar ook wat ze willen ophalen om zichzelf verder te ontwikkelen. Hoeveel energie stopt de organisatie in het beschikbaar en betrokken houden van werknemers? En zijn er goede vervangingsregels zodat je bij een wisseling iemand met dezelfde capaciteit en kennis terugkrijgt?’
Frank: ‘En vergeet niet naar jezelf te kijken als het gaat om continuïteit. Bij het project waaraan ik heb gewerkt, zitten we vanuit opdrachtgeverskant nu alweer aan onze derde technisch manager, tweede contractmanager, tweede manager projectbeheersing en derde portfoliomanager. Goed voorbeeld doet goed volgen.’