‘Technisch- en omgevingsmanagent is leidend, zoals het hoort’
Tweefasencontracten
Heine van Maar
Contractmanager Waterschap Noorderzijlvest
Contractmanagers Heine van Maar (Waterschap Noorderzijlvest) en Rudy ten Tusscher (Waterschap Vallei en Veluwe) werken allebei in een project met een tweefasencontract. Dat levert genoeg stof op voor een inhoudelijk gesprek op keersluis Het Bastion in Hattem.
Heine: ‘Hoe ver zijn jullie met de versterking hier bij IJsseldijk Apeldoorns Kanaal?’ Rudy: ‘We zitten in de afronding van de planuitwerkingsfase.’ Heine: ‘Dan lopen jullie op ons voor. Daar zijn wij bij Lauwersmeer-Vierhuizengat net mee begonnen.’
Waarom werken jullie en veel andere waterschappen met een tweefasencontract?
Rudy: ‘Bij geïntegreerde contracten is de aannemer er pas bij wanneer de eisen al klaarliggen. Bij een tweefasencontract haal je die samenwerking naar voren en heb je de uitvoeringskennis van de aannemer al in de planuitwerkingsfase.’ Heine: ‘Bij veel andere contractvormen ben je veelal overgeleverd aan de invulling en interpretatie van de aannemer nadat je de vraagspecificatie op tafel hebt gelegd. Dan kan het ontwerp anders uitpakken dan je voor ogen had, terwijl we als keringbeheerders goed weten wat we wel en niet willen. Doordat je bij een tweefasencontract samen optrekt, heb je maximale invloed op het ontwerp.’ Rudy: ‘Je inventariseert ook samen de risico’s, verdeelt die samen en bedenkt er samen beheersmaatregelen voor. Risico’s in de sfeer van vergunningen of inspraakprocedures liggen bijvoorbeeld handiger bij ons, als overheid, terwijl het logischer is dat risico’s in de uitvoer bij de aannemer liggen.’ Heine: ‘Dat is een trendbreuk, want voorheen legden opdrachtgevers zoveel mogelijk risico’s bij de markt. Dat zorgde ervoor dat opdrachtgever en opdrachtnemer regelmatig met de koppen tegen elkaar kwamen te staan.’ Rudy: ‘Doordat de complexiteit van projecten door de jaren heen is toegenomen, werden de onzekerheden zo groot dat aannemers die risico’s niet meer wilden of konden dragen. Geheel begrijpelijk.’
Rudy ten Tusscher
Contractmanager Waterschap Vallei en Veluwe
Wat vinden jullie van cruciaal belang bij een tweefasencontract?
Heine: ‘Je huiswerk goed op orde hebben. Een voldoende uitgewerkt voorkeursalternatief helpt om heldere afspraken te maken voor het tweefasencontract. Breng goed in kaart wat je verwacht van de aannemer en eventueel het ingenieursbureau. Als je op schetsontwerpniveau begint samen te werken, kan het nog alle kanten op vliegen terwijl de teller al loopt.’ Rudy: Bij een tweefasencontract bestaat het risico dat een project in de planuitwerking financieel uit de bocht vliegt. Dat heeft 2 oorzaken. De eerste heeft te maken met de governance van een ontwerpteam. Gespiegelde teams bij opdrachtgever en opdrachtnemer in plaats van 1 team. De tweede oorzaak is dat de ontwerpopgave nog te abstract is meegegeven aan de aannemer zonder strakke financiële kaders. Er ontstaat dan een vorm van carte blanche voor het ontwerpteam en dat loopt al snel in de papieren.’ Heine: ‘Wat ook van belang is, is dat je voldoende kennis in huis hebt om een goede opdrachtgever te zijn. Dat is een van de ‘lessons learned’ uit ons vorige HWBP-project, toen we die kennis niet altijd in huis hadden. Daarom hebben wij nu een ingenieursbureau aan onze zijde voor de planuitwerkingsfase. De aannemer is daarbij ingegaan op ons aanbod om van datzelfde bureau gebruik te maken. Daardoor zijn er nauwelijks overdrachtsmomenten tijdens de ontwerpfases.’
Wat ook van belang is, is dat je voldoende kennis in huis hebt om een goede opdrachtgever te zijn.
Welke vormen van een tweefasencontract zijn er, en wat is de beste ‘weg naar Rome’?
Heine: ‘Tweefasencontract is een containerbegrip. Er zijn meerdere mogelijkheden die je met elkaar kunt combineren om invulling te geven aan je tweefasencontract. Zie het als een gereedschapskist. Het ene instrument is niet beter dan het andere. De kunst is de juiste combinatie te kiezen, passend bij je project.’ Rudy: ‘De manieren waarop je de aannemer met een meerfasencontract vroegtijdig bij het project kunt betrekken zijn oneindig. Ook voor waar je de knip zet tussen fasen – doe dat trouwens wel heel duidelijk - en welke fasen je allemaal bij het contract betrekt. Er zijn daarnaast zoveel beheersmaatregelen die je kunt inzetten, om te zorgen dat je een marktconforme prijs krijgt bijvoorbeeld. Alles bij elkaar genomen investeer je met een tweefasencontract misschien íétsjes meer aan de voorkant, maar het bespaart je zoveel discussie aan de achterkant. Je houdt focus op de goede dingen.’ Heine: ‘Daarmee is niet meer de contractmanager ‘leidend’ in het project, maar de technisch- en omgevingsmanager. Zoals het wat ons betreft hoort.’