7 geleerde lessen uit het proces van Markermeerdijken
Hoe maak je je project Raad van State-proof?
Iedereen tevredenstellen met het dijkversterkingsontwerp was een vergeefs streven voor project Markermeerdijken. Dat maakte de negatieve media-aandacht meteen duidelijk. 141 zienswijzen werden ingediend. Er bleven 7 beroepen over. Maar het ontwerp hield stand bij de Raad van State. Yaron vanuit Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier, en Anita en Willem-Jan vanuit de Alliantie Markermeerdijken trekken 7 lessen uit het traject.
Yaron Daniel, strategisch adviseur programmamanagement HWBP bij HHNK
Anita Willig-Kos, publieke vertegenwoordiger in het Alliantie Managementteam bij de Alliantie Markermeerdijken
Willem-Jan de Vos, private vertegenwoordiger in het Alliantie Managementteam bij de Alliantie Markermeerdijken
1. Start meteen met volledige, heldere dossiervorming
Yaron: ‘Ga ervan uit dat je straks álles moet uitleggen bij de Raad van State. Dus zorg dat je al je stukken klaar hebt liggen. Zeker van de onderwerpen waarover je verwacht dat het zou kunnen gaan. Wij hebben dat zorgvuldig gedaan, maar om bijvoorbeeld te komen tot een volledige rapportage van alle initiatieven en ideeën vanuit de omgeving hebben we achteraf toch een deel moeten reconstrueren. Het had ons behoorlijk wat tijd en energie bespaard als we dat meteen uitgebreid hadden bijgehouden.’ Anita: ‘Zorg ook dat je dossier heel gestructureerd is opgebouwd en je redeneerlijn goed navolgbaar is. Uit de redeneerlijn moeten de rechters de juiste informatie weten te halen. Het moet dus ook begrijpelijk zijn voor hen.’ Yaron: ‘Het moet lezen als een goed jongensboek, zei onze advocaat. Uiteindelijk ontkom je niet aan een hoop jargon en technocratisch droge tekst, maar zorg bijvoorbeeld wel dat al je planproducten een vergelijkbare opbouw hebben en je het traject in de eerste pagina’s helder neerzet.’
2. Wees navolgbaar, transparant en consistent
Willem-Jan: ‘Heel praktisch: stel dat op 1 punt in je traject een omwonende een hard bezwaar maakt, en je zoekt en vindt een andere oplossing. Bied je die oplossing dan ook aan op delen van het traject waar geen bezwaar is gemaakt? Gelijke monniken, gelijken kappen, was onze stelregel. Zo kozen er we op basis van een aantal zienswijzen voor om de tuinen van álle particulieren te ontzien. Op dat vlak zijn geen beroepen meer binnengekomen.’ Anita: ‘Bij dit project hebben we vrij snel Liesbeth Schippers van Pels Rijcken betrokken die heel kritisch was op onze consistentie. Wat heb je hier in het verleden mee gedaan? Redeneer je daarop voort?’ Willem-Jan: ‘Dat is nog iets wat ik kan aanraden: organiseer je eigen systeem van dwarskijken. Nodig mensen uit die je op risico’s wijzen.’
3. Kernteam van kop tot staart erbij
Anita: ‘Bij een langlopend project vliegen experts in en uit. Dat is logisch, maar het maakt het wel extra lastig om overzicht over het totale plaatje te houden.’ Yaron: ‘Daarom is het handig als een paar mensen er het hele proces bij zijn. Die weten welke keuzes er gemaakt zijn en wat nodig is voor een consistente lijn.’
4. Houd rekening met een langer Raad van State-proces
Yaron: ‘Formeel staat er 6 maanden voor Raad van State-procedures, maar lange uitloop lijkt de laatste jaren eerder regel dan uitzondering. Bij ons was het 16 maanden. Dus probeer daar in de planning van je project al rekening mee te houden. Als je dat niet doet, kan dat tot serieuze problemen leiden.’
5. Alliantie
Anita: ‘Waar wij veel baat bij hebben gehad is onze alliantievorm. Wij werken gelijkwaardig en onder 1 dak met het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier, Boskalis en VolkerWessels-ondernemingen. In dat geoliede team weten we elkaar heel goed te vinden. Alle vragen die we tijdens het Raad van State-proces kregen, konden we daardoor meteen beantwoorden.’ Willem-Jan: ‘Ook voor de zoektocht naar welke werkzaamheden je wel of niet al oppakt voordat de hamer van de Raad van State is gevallen, was de alliantiesamenwerking de sleutel. Het is een puzzel: als aannemer wil je eigenlijk niet het risico nemen om te starten met werkzaamheden voordat de beslissing is gevallen. Maar een aannemer die zegt: ‘We bellen over 10 maanden wel weer als het proces voorbij is’, is funest voor je project. In een traditionele contractrelatie krijg je in zo’n situatie contractuele discussies en ander gedoe. De basis van onze samenwerking is vertrouwen en de gesprekken die wij voerden gingen over wat wél kon.’
6. Houd korte lijnen tussen overheden
Yaron: ‘Wat ik kenmerkend vind in dit project, zijn de korte lijnen die wij hebben met de provincie. Ook in die samenwerking hebben we sterk geïnvesteerd.’ Anita: ‘De provincie staat toch voor het hekje, en onze collega’s daar moeten ervan op aan kunnen dat wij de stukken zorgvuldig hebben voorbereid. Zeker als het spannend wordt, met heftige media-aandacht bijvoorbeeld, willen ze niet voor verrassingen staan.’ Yaron: ‘Zo hebben we in onze mailboxen inmiddels al een hele rits ‘elkaar-niet-verrassen-mails’. Genummerd en gerangschikt op onderwerp.’
7. Ga zorgvuldig met appalanten om
Yaron: ‘Het is bovenal van belang dat je de omgeving en andermans belangen serieus neemt. Niet alleen om een Raad van State-proces te voorkomen maar vooral omdat onze medeburgers daar recht op hebben.’ Willem-Jan: ‘We zijn het aan ze verplicht om goed uit te leggen – en desnoods 4 keer te herhalen - waarom we doen wat we doen. En waarom dat het verstandigste is.’ Anita: ‘Informeer de mensen ruim op tijd over wat je gaat doen, zodat ze de kans krijgen om er iets van te vinden. Uiteindelijk weet je dat iedereen tevreden krijgen niet realistisch is. Hoe dicht je er ook bij in de buurt wilt komen. Dat maakt de uitspraak van de Raad van State ook zo dubbel. Je viert geen feest, want er zijn ook mensen die er niet gelukkig mee zijn.’ Yaron: ‘Maar wat kijk ik ernaar uit om vanuit mijn werkkamer, vanwaar ik een groot deel van het traject overzie, de uitvoering écht van start te zien gaan. Ik heb er speciaal een grote verrekijker voor aangeschaft.’
Meer weten? Yaron gaf onlangs een verdiepend webinar met juridisch adviseur Liesbeth Schippers. Mail hem voor vragen of het verslag op: Y.Daniel@hhnk.nl