3. Werkzaamheden
We voeren samen de dijkversterkingsopgave tot 2050 uit volgens een bepaalde werkwijze. In dit deel leest u meer over de werkzaamheden van programmeren, begeleiden, subsidiëren, uitvoeren, monitoren en kennis delen.
Als bestuurder bent u naast de verbinder met de omgeving ook verantwoordelijk voor de sturing op tijd en geld van de eigen projecten en voor de prestaties van de alliantie als geheel.
Een dijkversterkingsproject uitvoeren is geen routineklus. 22 partners weten meer dan 1. U heeft een belangrijke rol bij het stimuleren van kennisdeling tussen projectteams, zowel binnen uw organisatie als daar buiten. Zo wordt onze aanpak steeds beter.
Programmeren
Jaarlijks stellen wij een programma op voor een periode van twaalf jaar, inclusief begroting. De programmering wordt door de minister van Infrastructuur en Waterstaat vastgesteld als onderdeel van het Deltaprogramma en op Prinsjesdag aan de Kamer aangeboden.
Op het moment dat een dijktraject of kunstwerk niet aan de norm voldoet, is het aan de beheerder (waterschap of Rijkswaterstaat) om hier een dijkversterkingsproject van te maken. De trajectaanpak en ingangstoets helpen om met een stabiele scope op het programma te komen. De prioritering van het programma wordt gemaakt op basis van urgentie (= met de grootste afstand tot de waterveiligheidsnorm).
In de jaarlijkse kadernota in juni worden de spelregels voor de programmering vastgelegd. Op basis daarvan stelt de programmadirectie HWBP een concept-programma op, dat na een consultatieperiode onder de partners in november ter vaststelling wordt aangeboden aan het programmabestuur.
In de gezamenlijke programmering kunnen niet alle wensen van afzonderlijke waterschappen ingewilligd worden. We maken keuzes die ‘best for program’ zijn.
Meer informatie:
Begeleiden
Voor elke beheerder staat een begeleidingsteam vanuit de programmadirectie klaar om de beheerder en zijn projecten te begeleiden. Door deze vorm van begeleiding zijn waterschappen en de programmadirectie goed op de hoogte van ontwikkelingen binnen de alliantie en projectvoortgang, kunnen slimmere dijkversterkingen gerealiseerd worden en zijn er minder verrassingen bij bijvoorbeeld subsidieaanvragen.
Een begeleidingsteam bestaat uit een programmabegeleider, een adviseur techniek en een adviseur beheersing. Het begeleidingsteam is de linking pin tussen de programmadirectie en de beheerder voor de processen programmeren en begroting, rapporteren en verantwoorden en voor het subsidieproces. Ook zijn kennisdelen en het stimuleren van kennisuitwisseling tussen de beheerders belangrijke taken van de begeleidingsteams. Zij signaleren als eerste de issues die een risico voor het landelijke programma zijn.
Periodiek vindt een directiegesprek plaats op organisatieniveau.
Meer informatie:
Subsidiëren
Op het moment dat het project op het programma staat en voldoende rijp is, kan de beheerder een subsidieaanvraag indienen. Deze wordt getoetst aan de eisen in de subsidieregeling hoogwaterbescherming en de bijbehorende toelichting. Voor de interpretaties van de regels zijn verschillende handreikingen beschikbaar binnen het HWBP.
De programmadirectie HWBP verleent subsidies voorafgaand aan elke projectfase: (voor)verkenning, planuitwerking en realisatie. Dit gebeurt op basis van voorcalculatie.
Aan het eind van elke fase stelt de beheerder een eindverantwoording op en geeft daarin aan of de resultaten van de fase behaald zijn. Als dit het geval is, wordt de subsidie vastgesteld en is deze definitief.
Meer informatie:
Uitvoeren
Als de subsidie is verstrekt, kan de beheerder overgaan tot de uitvoering van de betreffende fase. In het belang van het project zelf, maar ook in het belang van het programma als geheel, is een beheerste uitvoering essentieel. Dit betekent dat er gestuurd wordt op tijd, geld en kwaliteit.
Soms moeten hierbij moeilijke keuzes gemaakt worden (als bijvoorbeeld niet alle meekoppelkansen van derden, zoals natuur en recreatie, kunnen worden meegenomen), die goed gecommuniceerd moeten worden met de omgeving. Binnen de alliantie worden hier regelmatig gesprekken over gevoerd.
Er kunnen zich altijd onvoorziene omstandigheden voordoen. Het begeleidingsteam staat de beheerder ook in deze fase waar nodig bij. Het project reserveert budget om uitvoeringsrisico’s op te vangen. Voor onvoorziene gebeurtenissen die buiten de invloedssfeer van de beheerder optreden (zoals wijzigingen in wet- en regelgeving) kunnen zij op alliantieniveau een regeling aanspreken (bijvoorbeeld via de hardheidsclausule, als er sprake is van een onvoorziene omstandigheid van onbillijke aard).
Meer informatie:
Rapporteren en verantwoorden
Elk half jaar wordt een voortgangsrapportage opgesteld. Dit gebeurt op basis van de voortgangsinformatie, die de programmadirectie opvraagt bij de partners. Tussentijds wordt een voortgangsbrief gemaakt voor het programmabestuur. Jaarlijks verschijnt een publiek jaarbericht.
In de rapportages geven we inzicht in de voortgang in tijd en scope en de financierbaarheid. Bij het signaleren van afwijkingen stellen we beheersmaatregelen voor. De rapportages worden besproken op bestuurlijk niveau en aangeboden aan de minister van Infrastructuur en Waterstaat. Regelmatig worden vragen over het HWBP gesteld door de Tweede Kamer commissie voor Infrastructuur en Waterstaat.
Als bestuurder gebruikt u de rapportages om de prestaties op organisatieniveau en op alliantieniveau te bekijken, en waar nodig het gesprek over te voeren en bij te sturen.
Meer informatie
Kennis ontwikkelen en delen
Kennis ontwikkelen en delen is onmisbaar om de programmadoelen te behalen en maatregelen sneller en goedkoper, en ook duurzamer te realiseren. Zonder gedegen kennismanagement kan de opgave van het HWBP niet tijdig en efficiënt gerealiseerd worden.
Het HWBP investeert hierbij onder meer in met innovatieprojecten, kenniscommunity’s, een uitgebreid HWBP opleidingsprogramma en diverse kennisplatforms voor specialistische kennis. Partners van de alliantie kunnen bijvoorbeeld een beroep doen op het Adviesteam Dijkontwerp. Het Adviesteam Dijkontwerp bestaat uit specialisten op verschillende vakgebieden en ondersteunt dijkversterkingsprojecten onder andere bij de toepassing van de overstromingskansbenadering en nieuwe kennis.
Rijkswaterstaat is naast uitvoeringspartner in de alliantie ook een belangrijke kennispartner.
Meer informatie
