‘De begeleidingsaanpak bespaart tijd, geld en energie’
Brigit Janssen-Stelder
Teammanager Programmabegeleiding en Communicatie bij HWBP
Lange discussies. Vertragingen in projecten. Oplopende kosten. De samenwerking tussen waterschappen en de begeleidingsteams van de programmadirectie kon beter, concludeerden beide partijen. Brigit Janssen-Stelder en Cor Beekmans behoren tot het team dat werkt aan de Begeleidingsaanpak 2.0. ‘We hebben nu vaak amper nog gedoe.’
Er zit zoveel kennis bij de waterschappen. Hebben zij wel begeleiding nodig?
Cor: ‘Ja. De programmadirectie van HWBP is onze subsidieverlener. En we krijgen natuurlijk niet zomaar subsidie, als we een dijk gaan versterken. We hebben met alle waterschappen maar één pot met geld, waar we alle dijkversterkingen mee moeten uitvoeren. En dus zijn er voorwaarden aan zo’n subsidie verbonden. We moeten sober en doelmatig werken. De begeleidingsteams helpen ons om aan die voorwaarden te voldoen.’ Brigit: ‘We werken met z’n allen niet in een koekjesfabriek, met vaste recepten voor lekkere biscuitjes. Elke dijk heeft zijn eigen uitdagingen en oplossingen. En dus willen we op de hoogte zijn van wat er in een project gebeurt. En helpen om het proces van de subsidieaanvraag zo goed mogelijk te laten verlopen. Daarom hebben we begeleidingsteams met 3 verschillende rollen. De programmabegeleider is de sparringpartner van de projectmanager. De adviseur techniek kijkt mee met het ontwerp. En de programmabeheerser let op zaken als het risicodossier, de kostenraming en planningselementen. Mocht het nodig zijn, dan kunnen we ook nog specifiek ondersteunen op onderwerpen als contract, duurzaamheid of omgevingsmanagement.’ Cor: ‘Maar het begeleiden van de subsidieaanvraag, dát is het belangrijkste.’
Cor Beekmans
Programmamanager bij Waterschap Drents Overijsselse Delta
Jullie lijken het redelijk eens te zijn. Waarom was er een verbeterde aanpak nodig?
Brigit: ‘Omdat de beste oplossing vaak helemaal niet zo duidelijk is. Je kunt heel lang met elkaar praten over wat doelmatig is. En hetzelfde geldt voor het onderwerp sober. Wat als er ook een stukje natuurontwikkeling in je project zit? Het aantal kuub zand dat daarmee gemoeid is, kun je makkelijk scheiden in de begrotingen. Maar de mensen die het werk uitvoeren, die doen dus ook meer dan alleen de dijk versterken. En die inzet van capaciteit is moeilijker te scheiden. Daar zit veel ruimte voor interpretatie. Dan krijg je discussies. En we willen van die discussies af. Omdat het de energie uit projecten haalt. En omdat het soms enorm veel tijd kost, en dus geld.’ Cor: ‘Stel dat ik voor een groot project een team heb samengesteld, en we moeten vanwege onenigheid over de subsidieaanvraag 3 maanden wachten voor we aan de slag kunnen. Dan kan me dat zo 750.000 euro kosten. Voor helemaal niks. Het gaat om heel serieuze bedragen. We waren verplicht om hier iets aan te doen.’
Hoe helpt de Begeleidingsaanpak 2.0 jullie daarbij?
Brigit: ‘Allereerst door te investeren in begrip voor elkaar. We hebben verschillende sessies gedaan om ervoor te zorgen dat beide partijen elkaar en elkaars rol en positie beter leren begrijpen en waarderen. Dat helpt enorm als je in discussies in het grijze gebied komt. En ondertussen proberen we het proces ook te versimpelen. Met tools als een kostentafel of een reviewtabel. En door planmatiger te werken aan de hand van een begeleidingsagenda.’ Cor: ‘Vroeger kwam het contact met het begeleidingsteam pas echt op gang rond de subsidie-aanvraag. Tegenwoordig spreken we elkaar veel regelmatiger, bereiden we ons beter voor en werken we volgens een vooraf uitgedacht plan. Zo gaan we nu voor de start van een project al zitten met begeleiders om belangrijke informatie uit te wisselen en nieuwe overleggen in te plannen.’ Brigit: ‘En waar we kunnen, proberen we ook vaste afspraken te maken. Om te bepalen wat een logisch bedrag is voor een product of dienst. Of wat een logische rekenmethode is.’
Cor: ‘Je kunt het bijvoorbeeld eindeloos hebben over omgevingsmanagement. Stel dat we concluderen dat we bij 300 betrokkenen langs moeten voor een dijkversterking. Bij de ene persoon zijn 2 gesprekken voldoende, bij anderen heb je er 10 nodig. Wat is dan een goed gemiddelde over al die 300 mensen? Daar kom je achter door van elkaar te leren. Als je op basis van ervaring in de Alliantie kunt putten uit meerdere ervaringen, hoef je het daar niet steeds meer over te hebben.’
Jullie werken dus al op een andere manier samen. Is de Begeleidingsaanpak 2.0 klaar?
Brigit: ‘Nee, het is een continu verbeterproces. We hebben al het nodige opgeleverd. En ondertussen ontwikkelen we ook nieuwe verbeteringen. De ontwikkeling gaat in een kleine groep van de programmadirectie en waterschappen, daarna bespreken we de voorstellen met de andere waterschappen. Daarna kunnen ze worden goedgekeurd door het programmabestuur. Een aantal waterschappen neemt hierin het voortouw en draagt de ontwikkeling uit. Daarna wordt het algemene praktijk. Uiteindelijk gaat het over samen ontwikkelen tussen PD en waterschappen, en het uitdragen daarvan. Je profiteert van elkaars ervaring en luistert naar elkaar.’
Wat zijn jullie eerste ervaringen met de nieuwe aanpak?
Cor: ‘Als ik naar mijn eigen waterschap kijk: de eerste paar jaar verliep onze samenwerking met de begeleidingsteams heel moeizaam. Maar tegenwoordig gaat het veel beter, mede dankzij die nieuwe aanpak. Bij projecten die een paar jaar geleden nog vastliepen in discussies, hebben we nu vaak amper nog gedoe rond de subsidieaanvraag.’ Brigit: ‘We hebben er met elkaar een aantal subsidieverzoeken nu makkelijker voor elkaar gekregen. En ik zie dat deze aanpak zich verspreidt. Maar het kan best nog even duren voordat dit de standaard wordt. We werken met 18 verschillende waterschappen, met hun eigen systemen en werkwijzen. Het valt niet mee om samen 1 ontwikkeling door te maken.’ Cor: ‘Dat maakt het ook lastig voor Brigit en de begeleidingsteams. Sommige waterschappen hebben hun kwaliteitssysteem al op orde, andere hebben nog stappen te maken. Dat betekent dat begeleiders er bij het ene waterschap ook nog veel meer bovenop moeten zitten dan het andere. Maar ik merk wel dat steeds meer waterschappen geïnteresseerd raken in deze aanpak. Gewoon omdat ze merken dat het voor ons werkt. ‘Maar je vond het toch een drama?’, vragen ze me dan. Ja, dat klopt. Dat vond ik. Maar nu niet meer. Omdat we het nu stappen aan het zetten zijn.’ Brigit: ‘Het begeleidingsteam dat met Cor werkt, werkt ook met andere waterschappen. Zij kunnen succesvolle werkwijzen zo heel gemakkelijk doorgeven. Die olievlekwerking werkt heel goed.’
Wanneer is deze nieuwe aanpak geslaagd?
Cor: ‘Uiteindelijk willen we ernaartoe dat we elkaar gaan vertrouwen. Écht vertrouwen. Niet als personen – dat vertrouwen is er al – maar als instituties.’ Brigit: ‘We hopen op een gegeven moment zoveel op elkaar te vertrouwen dat we niet meer elke subsidieaanvraag hoeven te controleren. Dat de kwaliteitsborging van bijvoorbeeld Drents Overijsselse Delta zo goed is, dat we nog maar 2 van de 10 aanvragen toetsen. En dat we ook de borging hebben om het binnen en buiten HWBP te kunnen verantwoorden, als er in 1 van die andere 8 projecten iets misgaat. Als we er zoveel tijd en geld mee besparen, moeten we accepteren dat er soms wat door het mandje valt.’ Cor: ‘Daar zal nog heel wat tijd overheen gaan. Nu lijkt het of mijn eigen waterschap er al is. Maar ook wij moeten nog flink doorontwikkelen en stappen maken. Ik werk waarschijnlijk nog zo’n 7,5 jaar. Ik denk niet dat ik het einddoel wat Brigit beschrijft ga meemaken.’
Brigit: ‘Misschien halen we het wel nooit. Maar het is goed om in gedachten te houden dat we daarheen willen.’