Strakke planning en binnen budget
Romee Huisman projectmanager bij het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier
Ate Wijnstra
projectmanager en opdrachtgever bij Waterschap Noorderzijlvest
Het Actieplan Toekomstgericht HWBP is opgezet om de grote uitdagingen waar het HWBP voor staat aan te pakken. Belangrijk daarin: leren van projecten die uitblinken in kostenbeheersing en planning. We lichten er hier 2 uit.
‘Het kan niet, maar we doen het toch’
Romee Huisman, projectmanager bij het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.
‘Ik kijk met veel voldoening terug op de verkenningsfase van het project Havendijk Den Helder. Het is een relatief klein project, minder dan een kilometer dijkversterking. Maar zeker niet eenvoudig. De dijk ligt midden in de haven van Den Helder, pal tegenover het marinecomplex, en raakt aan allerlei gebiedsontwikkelingen en belangen. Daarnaast was er ook nog sprake van urgentie: op delen van de dijk voldeed de waterkering simpelweg niet meer aan de veiligheidsnormen. We moesten dus snel aan de slag.
Die combinatie van complexiteit en tijdsdruk vroeg om een heel zorgvuldige en efficiënte aanpak. En dat is gelukt: de verkenningsfase hebben we afgerond binnen een bijzonder strakke planning. In dit soort projecten zie je vaak dat die fase uitloopt door ingewikkelde afstemmingen met de omgeving. Wij hebben dat weten te voorkomen door heel vroeg een duidelijke koers te bepalen. Eén van de belangrijkste lessen die ik wat betreft de afstemming met de omgeving heb geleerd is: weet aan de voorkant heel goed wat je komt doen, en breng dat ook duidelijk en consequent over. In ons geval was die boodschap helder: de waterveiligheidsopgave staat voorop.
Daarnaast zijn we vanaf het allereerste begin gericht en strategisch de omgeving ingegaan. We zochten heel bewust partijen op die het meeste invloed hebben op, of juist geraakt worden door het project: ondernemers, de Port of Den Helder, de gemeente en het Maritiem Cluster. Daar hebben we geïnvesteerd in echte en hechte relaties. Niet alleen mensen informeren, maar ook samen bouwen aan oplossingen. Zo kwamen we tot een samenwerkingsovereenkomst met de gemeente en de Port of Den Helder met daarin afspraken over het waterveilig maken van de dijk, en de verbreding en het toekomstbestendig maken van de kade. De verbreding is een wens vanuit de initiatiefnemers, zodat er meer kaderuimte gecreëerd wordt en er op termijn grotere zeeschepen ontvangen kunnen worden. De kadeverbreding wordt volledig gefinancierd door de initiatiefnemers.
Intern hebben we scherp gestuurd op samenwerking. Bijvoorbeeld met de combinatie TAUW en IV, die we al vroeg aan tafel hadden en die het gebied goed kennen. Als opdrachtgever regisseerden we daarbij niet alleen, we namen zelf ook actief deel aan het proces. We deden onderzoek, zaten bij werksessies en bespraken de planning. Dat vraagt om vertrouwen en om een team dat er echt samen voor wil gaan. En dat hadden we. Die gedeelde motivatie, het gevoel van: dit móet lukken, was voor mij een van de belangrijkste succesfactoren.
Door deze aanpak konden we niet alleen de fase binnen de planning afronden, maar ook waardevolle stappen zetten voor het vervolg. Zo ligt er al een vastgesteld voorkeursalternatief en hebben we nu, aan het begin van de planuitwerking, een uitgewerkte samenwerkingsovereenkomst liggen. Dat betekent dat we geen tijd hoeven te verliezen aan bestuurlijke afstemming of het uitonderhandelen van financiële afspraken, omdat we dat allemaal al gedaan hebben. We kunnen sneller door, en dat is cruciaal in een omgeving als Den Helder, waar veel ruimtelijke initiatieven parallel lopen.
Voor mij is dit project een bevestiging van hoe belangrijk het is om met de juiste mensen aan tafel te zitten, duidelijke doelen te stellen en intensief samen te werken. Aan andere waterschappen zou ik daarom willen meegeven: zorg dat je met je team echt op 1 lijn zit, investeer in relaties met stakeholders vanaf dag 1 en durf ook zelf verantwoordelijkheid te nemen als opdrachtgever. Dat vraagt soms om dingen anders te doen dan het boekje voorschrijft, sneller, intensiever, en meer op basis van vertrouwen, maar het loont. En vergeet niet om ook als team af en toe stil te staan bij de samenwerking zelf. Een goede sfeer, betrokkenheid en een gedeeld doel maken echt het verschil.
We hadden een motto binnen ons team: het kan niet, maar we doen het toch. Dat vat dit project mooi samen.’
‘Vertrouw op de kracht van samenwerking’
Ate Wijnstra, projectmanager bij WaterschapNoorderzijlvest.
‘Als projectmanager van het dijkversterkingsproject Lauwersmeer–Vierhuizergat ben ik ervan overtuigd: als je grip wilt houden op je kosten, moet je goed je huiswerk doen. Het begint allemaal met een heldere, voorlopige scope nog voor je überhaupt de verkenningsfase ingaat. Die moet gebaseerd zijn op degelijk voorwerk. Want als je bij de start nog van alles moet gaan uitzoeken wat je eerder had moeten onderzoeken, dan begin je feitelijk al met een achterstand. En dat werkt door in je planning én je budget.
We werken binnen het HWBP met duidelijke kengetallen: gemiddeld zo’n 5% van de totale projectkosten voor de verkenningsfase, 10% voor de planuitwerking en de rest voor uitvoering. Die percentages zijn geen keurslijf, maar geven wel houvast. Ze dwingen je om vooraf al kritisch te kijken naar je aanpak. Wat moet er precies gebeuren? Wat zijn de noodzakelijke producten? En hoe diepgaand moeten die zijn?
Wat voor ons in het project erg goed werkte, was de aannemer al in de planfase betrekken. Daarnaast is het cruciaal dat je de aannemer ook daadwerkelijk als partner ziet. Hun uitvoeringskennis is van grote waarde. Bovendien helpt het je om de uitvoeringsrisico’s al in een vroeg stadium te benoemen en tijdens planfase gezamenlijk verder te onderzoeken. Toen we in de planuitwerking met zowel het adviesbureau als de aannemer aan tafel zaten, bleek hun gezamenlijke begroting aanzienlijk hoger dan wij zelf hadden voorzien. Adviesbureaus en aannemers zijn soms geneigd om de inhoud breder of gedetailleerder te trekken dan strikt noodzakelijk is. We zijn toen samen teruggegaan naar de tekentafel. Dat hielp: binnen 2 maanden zaten we weer terug in de bandbreedte die we onszelf hadden gesteld. Die transparantie, dat open gesprek, is essentieel. Je moet elkaar durven aanspreken, maar wel altijd met het gezamenlijke doel voor ogen: een veilige dijk voor de komende 50 jaar, tegen aanvaardbare kosten.
Ook in de uitvoeringsfase blijven we die lijn volgen. We toetsen elke stap aan de hand van HWBP-kengetallen. Als er afwijkingen zijn, in dit project bijvoorbeeld als het werk tijdelijk stil ligt vanwege defensie-oefeningen, dan brengen we dat apart in kaart. Wat zijn de meerkosten? Zijn die structureel of incidenteel? Door zulke externe factoren goed te isoleren, voorkom je dat je hele project ineens te duur lijkt, terwijl het dat in feite niet is.
Een belangrijke les die ik zou willen meegeven aan collega’s: schuif geen zaken door naar een volgende fase omdat je nu even geen tijd of capaciteit hebt. Wat je in een fase hoort af te ronden, moet je daar ook echt doen. Alles wat je doorschuift, komt later dubbel zo hard terug, met meer kosten, meer risico’s en meer frustratie. Denk in elke fase vooruit: wat heeft de volgende fase nodig om soepel te verlopen? En zorg dat je daar nu al op voorbereid bent.
Tot slot: vertrouw op de kracht van de samenwerking. Of het nu gaat om je eigen team, een adviesbureau of een aannemer, uiteindelijk willen we allemaal hetzelfde: goed, veilig en betrouwbaar werk. Als je dat als vertrekpunt neemt, eerlijk bent over belangen en samen verantwoordelijkheid draagt, dan kun je binnen je budget blijven zónder dat het ten koste gaat van de kwaliteit.’